Telefon- & Video-Konferenzen – so klappt’s

Telefon- oder Video-Konferenzen sind aktueller denn je, in dem Sie Gesprächspartner an unterschiedlichsten Stellen digital zusammenbringen.
Die Möglichkeiten sind nicht neu, jedoch bis dato noch nicht fester Bestandteil vieler Unternehmenskulturen.
Damit aber der plötzliche Einsatz von diesen Lösungen auch Produktivität bringt, möchten wir Ihnen im Folgenden einige Tipps mitgeben, wie Sie und Ihre Kollegen Telefon- oder Video-Konferenzen richtig einsetzen.

Keine Frage, Videokonferenzen haben den Charme seinen Gesprächspartner mit Live-Bild zu sehen.
Das kommt einem gemeinsamen, persönlichen Termin sehr nahe.
Dennoch sollte man sich Gedanken machen, ob die Angelegenheit nicht auch über eine Telefonkonferenz geklärt werden kann.
Prüfen Sie dazu, welches Ziel erreicht werden soll. Geht es um ein persönliches Gespräch, eine Beratung oder eine Lösungsfindung im Team kann eine Video-Konferenzen deutliche Vorteile bringen.
Geht es darum mit Kollegen eine Agenda zu besprechen oder sich zu bestimmten Themen abzustimmen bietet sich oft eine Telefonkonferenzen deutlich besser an.

Zudem ist zur Entscheidungsfindung hilfreich zu prüfen ob technische- und organisatorische Maßnahmen entsprechend vorhanden sind.

Ob nun telefonisch oder per Video, im Folgenden haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt wie Ihr Meeting erfolgreich abläuft:

Vor dem Meeting:

  • Mit der verwendeten Lösung (Hard- und Software) vertraut machen und idealerweise mit Kollegen oder Freunden vorab testen
  • Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung
  • Wählen Sie einen ruhigen Ort um unnötige Störungen zu vermeiden
  • Thema und Agenda ausarbeiten und an alle Beteiligten vorab kommunizieren
  • Einladungen frühzeitig versenden, so können Sie bei technischen Problemen noch aktiv eingreifen oder Unterstützung holen
  • Unterrichten Sie Kollegen oder Ihre Familie vor dem Beginn, so können Sie unnötige Unterbrechungen vermeiden
  • Kleiden Sie sich angemessen, sofern eine Video-Konferenz geplant ist

Während des Meetings:

  • Definieren Sie zu Beginn einheitliche Regeln und die Dauer, damit das Meeting nicht unproduktiv wird
  • Besprechen Sie die Zielsetzung, so können Sie immer wieder die Unterhaltung auf das Thema zurücklenken
  • Gerade bei schwierigen Themen: achten Sie auf einen höflichen Umgangston
  • Binden Sie die Kollegen immer wieder ein, z.B, mit Umfragen während des Meetings oder machen Sie einen angemessenen Joke
  • Lassen Sie jeden zu Wort kommen

Nach dem Meeting

  • Prüfen Sie das Ergebnis mit dem zu Beginn besprochenen Ziel
  • Schreiben Sie ggf. eine Zusammenfassung und lassen diesesallen Teilnehmern zukommen
  • Notieren Sie sich ggf. Dinge, die Sie beim nächsten Mal besser machen wollen

Wir wünschen Ihnen viel Spass bei Ihrem nächsten Meeting.

Sie haben Fragen? Dann kontaktieren Sie uns!
Wir freuen uns auf ein persönliches Telefon- oder Videomeeting.

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